秘書検定 2級 秘書に必要とされる力①
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問題文
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(ふくざつなじょうきょうやこんなんなじょうきょうなどでは、こうどなはんだんりょくがとわれる。)
複雑な状況や困難な状況などでは、高度な判断力が問われる。
(じぶんなりに「もんだいてんはなにか」をつねにかんがえておく。)
自分なりに「問題点は何か」を常に考えておく。
(じたいをあっかさせないよう、とっぱつてきなことにたいするこころがまえをしておく。)
事態を悪化させないよう、突発的なことに対する心構えをしておく。
(ぎょうむじょうのちしきとともに、にんげんしんりをりかいしておく。)
業務上の知識とともに、人間心理を理解しておく。
(でんわやらいきゃくについてじょうしにとりつがないようしじされたばあいでも、)
電話や来客について上司に取り次がないよう指示された場合でも、
(れいがいてきにとりつがなければならないときがある。)
例外的に取り次がなければならない時がある。
(れいがいてきじょうきょうのはんだんは、じゅうようなあんけんかどうか、きんきゅうせいがあるか、)
例外的状況の判断は、重要な案件かどうか、緊急性があるか、
(いつでもあえるひとか、えんきょりからのらいほうかなどではんだんする。)
いつでも会える人か、遠距離からの来訪かなどで判断する。
(１とりひきさきのちゃくにんのあいさつらいほうのばあいは、ぎれいてきでじかんもとらないため、)
①取引先の着任のあいさつ来訪の場合は、儀礼的で時間も取らないため、
(できるだけとりつぐようにする。)
できるだけ取り次ぐようにする。
(２じょうしのおんし・しんゆうのらいほう)
②上司の恩師・親友の来訪
(３じょうしのうわやくからのよびだしはとりつぐのがきほん)
③上司の上役からの呼び出しは取り次ぐのが基本
(４しょうかいじょうをもってきたきゃくのらいほう)
④紹介状を持ってきた客の来訪
(５ぶかがきんきゅうのようじできたばあい)
⑤部下が緊急の用事で来た場合
(６かぞくやしゃいんからのきんきゅうでんわ)
⑥家族や社員からの緊急電話
(じょうしからしじされたことは、てきかくかつすばやくしょりする。)
上司から指示されたことは、的確かつ素早く処理する。
(たしゅたようなしごとをようりょうよくしょりする。)
多種多様な仕事を要領よく処理する。
(しじされたしごとにかんけいするじょうほうがどこにあるかをしっておくことがじゅうよう。)
指示された仕事に関係する情報がどこにあるかを知っておくことが重要。
(じかんのむだをつくらないよう、かんけいしゃとひんぱんにじょうほうこうかんをしておく。)
時間の無駄を作らないよう、関係者と頻繁に情報交換をしておく。
(しごとの「つぼ」とよばれるじゅうようぽいんとをはあくしておく。)
仕事の「ツボ」と呼ばれる重要ポイントを把握しておく。
など
(すぐこうどうできるよう、じぜんじゅんびをしっかりとおこなう。)
すぐ行動できるよう、事前準備をしっかりとおこなう。
(たぶしょやたにんからしりょうをかりるさいは、じぜんにれんらくしておく。)
他部署や他人から資料を借りる際は、事前に連絡しておく。
(しじをうけたらすぐこうどうするふっとわーくのかるさがじゅうよう。)
指示を受けたらすぐ行動するフットワークの軽さが重要。
(めんどうなことやひとがいやがることをきがるにすすんでひきうける。)
面倒なことや人が嫌がることを気軽に進んで引き受ける。
(まようことがあれば、かんがえこまず、すぐにほかのひとにそうだんする。)
迷うことがあれば、考え込まず、すぐに他の人に相談する。